IN VERBINDUNG BLEIBEN
Bei jedem virtuellem Treffen geht es um Verbindung. Verbindung ist das Gegenteil von Getrennt sein und Isolation. Sie hilft uns und ist die wichtigste Ressource, die wir haben – gerade jetzt in Zeiten der Unsicherheit. Es geht um:
Verbindung zur Situation jedes einzelnen und was für sie oder ihn gerade wichtig ist
Verbindung zu den Kolleginnen und Kollegen, die man nicht treffen kann, und die einem fehlen
Verbindung zu den Themen, die anstehen und in Angriff genommen werden wollen
DIE RICHTIGE VORBEREITUNG
Insbesondere, wenn die Situation für viele, Euch selbst eingeschlossen, ungewohnt ist, und Ihr Euch leicht überfordert fühlt, macht was draus. Virtuelle Meetings sind vielleicht neu und ungewohnt. Hier geht es nicht darum, alles richtig zu machen, hier geht es um gemeinsames Lernen und Erfahren.
GUT VORBEREITET
- Habt ihr einen ruhigen und bequemen Platz?
- Habt ihr eine Agenda?
- Sind eure Ziele klar und realistisch?
- Habt ihr die richtige Technik?
- Nutzt ihr geeignete Werkzeuge?
- Sind die Einwahldaten allen bekannt?
- Habt ihr die Einwahl und die Tools schon einmal ausprobiert?
Vorbereitung im Team
Klärt gemeinsam die folgenden Fragen:
- Welche Vorerfahrungen gibt es mit virtuellen Treffen?
- Was sollten wir berücksichtigen?
- Welche Vorbehalte gibt es?
- Welche Regeln wollen wir vereinbaren?
- Welche Tools wollen wir nutzen?
Vorbereitung für dich
Jeder für sich sollte die folgenden Fragen klären:
- Habe ich einen Platz an dem ich ungestört bin?
- Habe ich die nötigen technischen Voraussetzungen?
- Habe ich alles schon einmal ausprobiert?
- Kann ich auf meinem Platz länger als eine Stunde gut verbringen?
- Bin ich pünktlich im Meeting, um durch meine Einwahl die Teilnehmer nicht zu stören?
- Habe ich alle Benachrichtigungen (z. B. von E-Mails und sozialen Netzwerken) deaktiviert?
Ein klarer Rahmen gibt Orientierung und Sicherheit
- Setzt einen klaren Rahmen. Ihr dürft in Führung gehen und sagen, was die Teilnehmer erwartet und was von Ihnen erwartet wird.
- Nehmt euch für ein Meeting nicht zu viel vor. Stellt vor jedes Meeting ein übergeordnetes Ziel. Definiert einen konkreten Themenblock, der abzuarbeiten ist. Unterteilt die anstehenden Aufgaben in einzelne Agenda-Punkte. Definiert eine Erwartung/Ziel für jeden Agenda- Punkt.
- Macht zu Anfang klar, worum es übergeordnet in diesem Meeting geht. Checkt am Ende, nochmals, ob das Ziel erreicht wurde.
Agile Methoden und Prinzipien
- arbeitet fokussiert und mit vereinbarten Meeting-Regeln
- nutzt unterschiedlichen Rollen (Moderator, Zeitwächter, Protokollant..)
- nutzt Methoden aus dem Projektmanagement um zielorientiert und koordiniert zusammenzuarbeiten
- nutzt Kanban-Boards, um Transparenz über Aufgaben und Prioritäten zu schaffen
- plant nur soweit vor, sodass die nächsten Schritte überschaubar und möglich sind
AGIL & VERTEILT
- Gestaltung des verteilten Projektraums
- Organisation von verteilten Projekten und Meetings
- Werkzeuge für die verteilte Zusammenarbeit
- Coaching Toolbox für die Teamentwicklung von verteilten Teams
- Vom Impuls zum Finish: so gelingen verteilte Projekte
Abwechslung aktiviert
Bleibt nicht bei einem Medium, wenn das virtuelle Treffen länger dauert. Ihr habt die Möglichkeit zu wechseln zwischen
- auditiver Telko
- visuellem Treffen
- Screensharing
- aktive Mitarbeit
- Tandem- und Gruppenaufgaben
- Spaziergang zum Durchatmen und zur Reflexion zwischendurch
Visualisierung verbindet
Visualisierungen machen Themen und Sachverhalte verständlicher und zugänglicher. Werden diese gemeinsam erarbeitet, ist die Aufmerksamkeit meist höher. Nutzt daher möglichst häufig verschiedene Möglichkeiten, um auf ein gemeinsames Bild zu schauen.
- Nutzt übersichtliche Layouts, Farben, Symbole und Emoticons für die Eindeutigkeit von beispielsweise Namen, Projekten, Themenbereichen usw.
- Nutzt ein gemeinsames Dokument, auf dem alle Ergebnisse festgehalten werden.
- Wenn ihr analog an einem Flipchart oder Whiteboard arbeitet, versucht es mit der Kamera zu teilen.
- Besser ist ein digitales Whiteboard oder ein gemeinsames und visuell geteiltes Dokument (z. B. Word oder PowerPoint).
- Wenn ihr Aufgaben und deren Status besprecht, nutzt eine gemeinsames Aufgabenboard.
Pausen zum Aufstehen, Durchlüften, sich bewegen
Weniger ist mehr: 60 maximal 90 Minuten am Stück sind zumutbar, das gilt nicht nur für virtuelle Treffen, da aber umso mehr. Verabredet eine klare Zeitstruktur und jemand, der auf die Zeit schaut und Pausen initiiert. Entsprechende Pausen sollten Teil des Treffens sein.
Für Gruppen mit Teilnehmern, die mit Achtsamkeit vertraut sind, können sich auch kurze Phasen der Stille, in der jeder Zeit hat bei sich anzukommen, innezuhalten und wahrzunehmen was er oder sie gerade fühlt wertvoll sein. Der Umgang mit Achtsamkeit, Stille und Innehalten sollte den Teilnehmern vertraut sein. Überfordert die Menschen nicht.
Wann immer es euch möglich ist, nutzt bei größeren Themen und mehrtägigen Meetings die Nacht dazwischen. Dann kommen neue Ideen, da kann sich setzen, was besprochen wurde, da entsteht Neues. Macht diesen Aspekt transparent, „lasst uns drüber schlafen und morgen drauf schauen“…
EINE FRAGE DER HALTUNG
- Wertschätzung in jeder Situation
- echtes Interesse am Menschen
- davon ausgehen, dass jeder sein Bestes gibt
- gemeinsames Lernen
GESPRÄCHSFÜHRUNG: KOMMUNKATION, DIE VERBINDET
Die Kommunikation in einem virtuellen Meeting ist anders und stellt nicht automatisch das Gefühl der Verbundenheit her. Ihr könnt eine Menge tun, um die Kommunikation lebendig und die Verbindungen spürbar zu machen.
Echte Wertschätzung
Da sitzen 10 Personen, die neben ihren unbeaufsichtigten Kindern, der Oma, die die neuen Lebensmittel braucht und dem Partner, der ebenfalls arbeiten muss, Zeit für Euch und Euer virtuelles Meeting gefunden haben. Das ist nicht selbstverständlich.
Findet eine Haltung, in der Ihr die Teilnahme von allen aus vollem Herzen wertschätzen könnt. Aus der heraus Ihr Euch bedanken und in echten Kontakt gehen könnt. Vor allem am Anfang und am Ende jedes virtuellen Treffens, findet die richtigen Worte, um Danke zu sagen.
Echtes Interesse
Findet eine Form, in der sich alle Teilnehmer abgeholt und ihrer Situation gesehen fühlen. Startet und beendet das Meeting mit kurzen Fragen zum Menschen, sprecht dann über das Thema, um schließlich nochmals sich dem Menschen zuzuwenden:
Check-In: Wie geht es Dir`? Was hat Deine Aufmerksamkeit / Energie? Dann erst kommen die Themen
Check-Out: Wie gehst Du raus? Was brauchst Du noch? Bei längeren Meetings könnt Ihr die Check-Ins auch nach den Pausen nutzen.
MEHR ZEIGEN
- Kameras an
- überdeutliche Mimik (+30%)
- sofort bemerkbar machen bei Fragen oder technischen Problemen
- Online-Status pflegen: „Bitte nicht stören“
- verbindet: eine virtuelle Führung durch das eigene Wohnzimmer
Zeigt mehr von euch
Kennt Ihr auch virtuelle Meetings, in denen Euch alle aus dem Bildschirm anstarren und Ihr nicht in den Gesichtern lesen könnt, was die Menschen denken. Wie kommt das Gesagte überhaupt an? Ihr “verhungert” innerlich und werdet unsicher, was alles andere als Verbindung ist. Deshalb nutzt Mittel der Kommunikation, die Euch helfen:
- nutzt die Kameras und non-verbales Feedback:
z. B. Daumen rauf, Daumen runter - hebt die Hand, wenn Ihr etwas sagen wollt
- am Ende jedes Wortbeitrags ein Code-Wort, das zeigt Ihr seid fertig: “Fertig”, “Check”, “Done” …
- bestätigt Aussagen vom Gegenüber mit Nicken
- zeigt Eure Mimik eher überdeutlich (+30%)
- setzt Euch einen Hut auf, wenn ihr Moderator seid
- lasst den weit entferntesten Standort beginnen
- findet in der Moderation Fragen und Formate, die jeden beteiligen, auch die Stillen!
Zeit nehmen und achtsam sein
Durch die virtuelle Arbeit gehen manche zwischenmenschlichen Informationen verloren, wir bekommen nicht mehr so viel vom Gegenüber mit. Beispiele für bewährte Meeting-Regeln:
- sprecht langsam, kurz und prägnant
- unterbrecht Euch nicht und sprecht nicht gleichzeitig
- schaltet alle Mikrofone aus, wenn Ihr keinen Redebeitrag habt
- sprecht die Teilnehmer mit ihrem Namen an
- hört aktiv zu und seid zu 100% aufmerksam – keine Arbeit nebenbei!
- macht Euch sofort bei inhaltlichen Fragen und bei technischen Problemen bemerkbar
- sichert euch ab, ob alles richtig verstanden worden ist, indem Ihr nachfragt
- versucht, in die Kamera zu schauen
POSTER FÜR DEIN BÜRO
prägnante Tipps & Tricks
- vor dem Meeting
- während des Meetings
- nach dem Meeting
WER SCHREIBT HIER?
Juliane Kluge
Business & Executive Coach
julianekluge.de
Gracia Thum
Business & Executive Coach
graciathum.de
Vincent Tietz
Agile Coach
Otto Group Solution Provider (OSP)
vincent-tietz.de